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コラム

2020/06/26

ネット出願の多言語対応とは?特徴やメリットとは

外国人学生

今日、ネットで出願できるシステムを導入する専門学校が増えてきています。ネットでの出願は、学生側にも学校側にも非常に便利なシステムです。

このネットで出願できるシステムに、言語を選ぶことができる機能が加わり、学校では導入が進んでいます。ネットで出願する際、システムの多言語化は、出願される外国人学生だけではなく、学校側やその担当者様にもメリットがあります。

この記事では多言語対応の特徴やメリット実際の画面解説についてご紹介します。

日本における外国人留学生は急増中

外国人留学生推移表

 

引用:文部科学省の報道発表

 

今日、日本の専門学校や大学を志して受験・入学される外国人学生の方は、増加しています。

2020年に関してはコロナの影響を受けて、志望者が減っていることが予測されますが、その一方、国内では一気にネット環境が普及し、世界中ネット環境さえあれば、誰とでもつながれることをたくさんの方々が再認識しました。

アフターコロナに備え、日本で学びたい外国人を受け入れる受け皿の1つとして、『ネットで出願する場合の多言語対応』では、一体何ができるのかを見ていきましょう。

ネット出願の『多言語対応』とは?

ネット出願の『多言語対応』とは、ネットで出願する際に、自分で選択した言語で画面表示することが出来る機能のことです。

対応している言語は、利用するサービスの会社にもよるのですが、英語はもちろん、その次にアジア圏の言語が多いといえるでしょう。留学生の多くを占める割合は中国、ベトナム、韓国、ネパールです。

参考引用:平成30年度外国人留学生在籍状況調査結果

ネット出願の多言語対応は、なぜ必要なのか。

スマホで出願する学生

ネットで出願する場合、募集要項の確認、個人情報の入力や証明写真のアップロード、志望理由、受験料の振込手続き、受験票の印刷、合否の確認等、全てネットを使って行うことが可能です。

しかし、学生にとって一つ一つの記入は、間違うことの出来ない項目です。外国人学生用に、翻訳がついている学校は少ないでしょう。

利用している出願のシステムが多言語対応していなければ、全ての項目は日本語での指示や説明になっています。

出願中、操作やシステムのことで生まれた疑問や、記載してある日本語の意味が分からないといった疑問は、いつも付いて回る問題だと言えるでしょう

特に外国人学生への対応は言語の壁があることから、以下のような問題があります。

  • 毎回、その国の言語が分かる第三者に翻訳の依頼をしなければならない
  • 翻訳が必要なため、スピーディーな対応が出来ない
  • 担当者と外国人学生の間に第三者が入ることによって、質問内容がきちんと伝わらないことがある(意図がずれている時がある。)
  • 問い合わせが増えれば、返答する量が増える。(冒頭でも解説した通り、今後も受験者は増える可能性がある。)

これらの問題は、ネットでの出願のシステムをうまく活用できず、担当者様がお問い合わせ対応に追われることが想像できます。

では、多言語対応を取り入れると、どんなメリットがあるのでしょうか?

ネットでの出願の多言語対応のメリット

メリットデメリット導入すればどんなメリットがあるかを、学生、担当者様、学校にわけてお伝えしていきます。

言語の壁がなくなり、出願に対するストレスが少ない(学生のメリット)

一番大きいメリットは外国人学生が、出願に要する時間を短縮できることで、ストレスが少なくなることです。

また、母国語に対応していることが分かると、入学前から学校に対してポジティブな印象を持つことができ、学校に信頼感を持つことができます。

学生からのシステムに対するお問い合わせが減る(担当者様のメリット)

現状、出願時の画面操作方法のお問い合わせが出願時期になると増える傾向があります。担当者様の負担は大きく、細やかな対応が求められる反面、件数が増えることで業務を圧迫していることは事実です。

特に海外学生の方からの質問は、内容は簡単なものであっても、言語の壁から即答出来ないことも多くあるでしょう。

ですが、システムを多言語対応にすることで、事前に疑問点を解消できることが増え、学校へのお問い合わせ件数を少なくすることができます

多言語対応することで、コストを抑えながら学生さんから安心感を得ることができる(専門学校のメリット)

入学試験前の出願は、その学校との初めての関わりになり、いわばスタートラインです。多言語対応は入学前から、外国人学生の印象が良いものになり、学校としての信頼や安心を得ることが出来るでしょう。

受験生からのお問い合わせが増えるピーク時期には、『ネットでの出願の多言語対応』で、お問い合わせの数を緩和できます

多言語対応にした場合のデメリットとは?

利用したネットでの出願サービス内の翻訳は便利ですが、言葉のニュアンスが言語によって異なる場合がありますので、確認が必要だと言えるでしょう。

ネットでの出願の多言語対応のおすすめの分野

これから、専門学校や大学で、海外からの出願が増えることが期待できる分野をご紹介いたします。専門学校によって多い少ないはあるかもしれませんが、以下の業界は直近人気の業界だといえます。

  • 飲食業界
  • 医療業界
  • 福祉業界
  • 理美容業界
  • IT業界
  • 建築業界

これらの業界は、今後ネット出願システムの導入で、多言語化を意識したら良いでしょう。

ネットでの出願の多言語対応の実際の画面

では実際の多言語対応のネット出願画面を、弊社(株式会社ユニバーサル・サポート・システムズ)の提供する「多言語対応・インターネット出願システム」画面を日本語と中国語を比較して見ていきましょう。

ネット出願 解説画面

出願トップ(日本語)

日本語のネット出願の解説ページです。現在4ヶ国語で対応しています。(英語・中国語・韓国語・ベトナム語

出願トップ(中国語)

中国語のネット出願の解説ページです。

個人情報 入力画面

個人情報入力(日本)

日本語の個人情報入力画面です。

個人情報入力(中国)

中国語の個人情報入力画面です。

支払方法選択 画面

入金(日本語)

日本語の支払い方法選択画面です。受験料の支払いも、母国語で書かれていれば安心して支払いができます。

入金(中国語)

中国語の支払い方法選択です。

合否発表画面

 

合否(日本)

日本語の合格時の画面です。学校へ足を運んだり、合否の通知を郵便で待たなくても、ネットで確認できます。

合格(日本語)

中国語の合格時の画面です。

ネット出願ページの一部をご覧いただきました。出願から合否通知まで、外国人学生がクリアしなければならないは沢山あります。

ネット出願の多言語対応オプションなら、システムそのものが多言語化できるので便利です

ネットでの出願の多言語対応のまとめ

以上、ネットで出願した場合の多言語化の特徴とメリットをお伝えしました。会社によってサービスや対応している言語・料金はさまざまですので、ホームページで確認しましょう。

ユニバーサル・サポートシステムズの多言語対応は、1ヶ国語につき年間2万5千円、4ヶ国語だと年間10万円の利用料金でリーズナブルです。4ヶ国語対応で、ネット出願の機能に、オプションとして必要な言語数を選んで利用していただくことが可能です。

ネット出願をより有効活用していただき、学生にとっても学校にとっても入試時期の貴重な時間を有効活用できるでしょう。

現在、株式会社ユニバーサル・サポートシステムズでは多言語対応導入をご検討の学校様に、学校様仕様に画面を設定してデモンストレーション体験していただくことが可能です。 

ネット出願の多言語対応を導入するなら株式会社ユニバーサルサポートシステムズへお気軽にお問合せください。

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