当社のインターネット出願システム導入1年目から、紙の願書を廃止し、積極的に出願書類のペーパーレス化に取り組まれたNRB 日本理容美容専門学校様にお話を伺いました。

インターネット出願で学生の利便性が向上し、出願者に選ばれる学校に

―　インターネット出願の導入のきっかけを教えてください。

少子化の逆風を乗り越えるためにも、出願を検討される方々に選ばれるように設備や環境をより良くしていきたいと考えていました。そんな中、出願する高校生はスマートフォンに慣れているので、インターネット出願を導入することで出願検討者にとって利便性が良くなると考えたのがきっかけです。

また、出願書類のペーパーレス化で、コストの削減や作業の効率化を図りたいと考えました。

―　インターネット出願システムを導入される際、意識されたことはありますか？

まず、出願者にとって分かりやすくなるように工夫して、試験情報の登録を行いました。従来の紙での出願の場合は、募集要項に複数の試験情報が掲載されているので、分かりにくい点もあったかと思いますが、インターネット出願にしたことで志望している学科の試験情報を確認しやすくなりました。

また、私たち自身がインターネット出願システムを理解しなくてはいけないと思い、出願のテストなどを実施し、ネット出願に切り替える準備をしっかりと行いました。

通信課程（通年募集）の場合は出願者の年齢層が幅広いので、インターネット出願に切り替えることに対して不安もあったのですが、大きな問題もなく導入を進めることができました。

インターネット出願が当たり前となり、紙に戻す選択肢はない

―　導入後の感想をお聞かせください。

職員によってITリテラシーは異なるので初めは不安もありましたが、1ヶ月～2ヵ月もすればインターネット出願が当たり前という形になりました。

インターネット出願にして良かった点は、管理画面から出願や入金の確認がすぐにできるところです。学生の出願の動きもリアルタイムで把握できますし、さまざまな条件で出願者検索ができるところも便利です。

また、紙での出願ですと出願者情報をパソコンで入力しなくてはいけませんでしたが、インターネット出願にしたことでデータ入力の手間も省けました。

以前は、試験2～3日前に出願書類が届いて慌てて対応することがありましたが、ネット出願ではシステムで出願できる期間を設定できるので、そのような急な対応をすることはなくなりました。

システムを1から作成するわけではないので、導入コストも抑えられますし、デメリットは特に感じていません。紙に戻す選択肢はありませんね。

1月～2月まで接点がなかった方からの出願が増加

―　インターネット出願にしたことで、学生募集に影響はありましたか？

インターネット出願にしたことで出願人数が減るということはなく、むしろ1月～2月までまったく接点がなかった方からも出願があるなど、良い影響の方が大きいです。

手元に募集要項がなくても、インターネット環境さえあればいつでも出願することができるので、出願者の選択肢が広がったのだと感じます。

―　出願者の反響はいかがでしょうか？

インターネット出願にしたことによる混乱はなく、お問い合わせにもきちんと対応でき、出願者にもスムーズに受け入れていただけました。

インターネット出願の良さはやってみないと分からないと思いますが、導入して本当に良かったと感じています。

―　取材にご協力いただきまして、ありがとうございました。